Privacybeleid

Inleiding

Signal Revenue AI Marketing ('wij', 'ons' of 'onze'), een eenmanszaak gevestigd te Vianen, hecht groot belang aan de bescherming van persoonsgegevens. Dit privacybeleid legt uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze verwerken, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.

Dit privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die wij verwerken via onze website en in het kader van onze dienstverlening: het opvangen en opvolgen van aanvragen, AI-telefoonassistenten, AI-chatbots, marketingautomatisering en aanverwante diensten voor het MKB.

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), de Uitvoeringswet AVG (UAVG) en overige toepasselijke privacy- en telecommunicatiewetgeving.

Wie zijn wij

Signal Revenue AI Marketing heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat dit voor haar werkzaamheden niet verplicht is. Voor alle vragen over privacy is Leon Lagemaat het aanspreekpunt, bereikbaar via [email protected].

Signal Revenue AI Marketing treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij in het kader van haar eigen bedrijfsvoering verwerkt. Voor de persoonsgegevens die zij namens haar klanten verwerkt (de eindklanten van haar opdrachtgevers), treedt Signal Revenue AI Marketing op als verwerker. In dat geval wordt een afzonderlijke verwerkersovereenkomst gesloten met de betreffende opdrachtgever.

Welke gegevens verzamelen wij

2.1 Bezoekers van de website en mensen die contact opnemen

Wanneer u onze website bezoekt, het contactformulier invult, een adviesgesprek inplant, belt of een bericht stuurt, verwerken wij de volgende gegevens:

• voor- en achternaam, bedrijfsnaam, telefoonnummer en e-mailadres;
• de inhoud van uw vraag of bericht en de afspraak die u inplant;
• uw keuze voor het ontvangen van berichten per sms en e-mail over uw aanvraag;
• technische gegevens zoals IP-adres, browsertype, bezochte pagina's en het tijdstip van uw bezoek;
• uw cookievoorkeur.

2.2 Zakelijke contacten uit openbare bronnen

Om bedrijven te benaderen waarvoor onze diensten relevant kunnen zijn, verzamelen wij zakelijke contactgegevens uit openbare bronnen, zoals de website van het bedrijf en het bedrijfsprofiel op Google Maps. Het gaat om:

• bedrijfsnaam, branche, plaats en website;
• het gepubliceerde zakelijke e-mailadres en telefoonnummer;
• openbare bedrijfsinformatie, zoals openingstijden en het aantal online beoordelingen;
• waar openbaar vermeld: de naam van de eigenaar of contactpersoon.

In elk bericht dat wij op basis van deze gegevens sturen, vermelden wij wie wij zijn, waar de gegevens vandaan komen en hoe u zich afmeldt.

2.3 Opdrachtgevers (zakelijke klanten)

Wanneer u als ondernemer gebruikmaakt van onze diensten, verwerken wij de volgende gegevens:

• voor- en achternaam en functietitel;
• zakelijk e-mailadres en telefoonnummer;
• bedrijfsnaam, KvK-nummer en zakelijk adres;
• factuur- en betalingsgegevens;
• communicatie via e-mail, telefoon, chat of videogesprek;
• logingegevens voor het platform (GoHighLevel);
• de gegevens die u aanlevert in intakeformulieren voor de inrichting van uw systeem.

2.4 Eindklanten van opdrachtgevers

In het kader van het leveren van AI-telefoonassistenten, chatbots en marketingautomatisering namens onze opdrachtgevers, verwerken wij mogelijk de volgende gegevens van de eindklanten van die opdrachtgevers:

• voor- en achternaam;
• e-mailadres en telefoonnummer;
• bedrijfsinformatie (indien van toepassing);
• gespreksopnamen van telefoongesprekken via AI-telefoonassistenten;
• chattranscripten van interacties met AI-chatbots;
• afspraken en de opvolging daarvan binnen geautomatiseerde flows.

Wij verwerken deze gegevens uitsluitend in opdracht van en ten behoeve van de betreffende opdrachtgever. De opdrachtgever is de verwerkingsverantwoordelijke voor deze gegevens en draagt zorg voor de benodigde toestemmingen.

2.5 Gegevens die wij niet verzamelen

Wij verzamelen geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens, politieke opvattingen of biometrische gegevens), tenzij dit uitdrukkelijk is overeengekomen en een geldige wettelijke grondslag bestaat. Wij richten onze diensten niet op minderjarigen (personen onder de 18 jaar).

Waarom verwerken wij uw gegevens

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de doelen in onderstaand overzicht. Bij elk doel staat de wettelijke grondslag.

U bent niet verplicht gegevens te verstrekken. Zonder contactgegevens kunnen wij uw vraag of aanvraag echter niet behandelen.

Gebruik van AI

Gespreksopnamen en chattranscripten worden verwerkt voor het uitvoeren van de dienst (transcriptie, analyse, automatische opvolging) en voor kwaliteitscontrole.

Wij gebruiken geanonimiseerde of gepseudonimiseerde gegevens om de prestaties van AI-systemen te monitoren en te verbeteren. Wij gebruiken geen identificeerbare persoonsgegevens van eindklanten om AI-modellen van derden (zoals OpenAI) structureel te trainen zonder uitdrukkelijke toestemming.

Interacties via AI-telefoonassistenten en chatbots worden door het systeem van GoHighLevel verwerkt. GoHighLevel fungeert in dit kader als subverwerker.

Voor onze eigen administratie, het voorbereiden van voorstellen en het bijwerken van ons klantsysteem gebruiken wij een AI-assistent (Claude van Anthropic). Daarbij kunnen contactgegevens van opdrachtgevers en zakelijke contacten worden verwerkt.

Videogesprekken kunnen wij opnemen en laten samenvatten met Fathom. Dat doen wij uitsluitend nadat u daarvoor vooraf toestemming heeft gegeven.

Geautomatiseerde besluitvorming die uitsluitend op algoritmische output is gebaseerd en die rechtsgevolgen heeft voor betrokkenen, vindt niet plaats. Wij informeren opdrachtgevers wanneer AI-systemen worden ingezet voor gepersonaliseerde opvolging of scoring van leads.

De opdrachtgever blijft te allen tijde verantwoordelijk voor het informeren van zijn eindklanten over het gebruik van AI-communicatiesystemen in zijn naam.

Gespreksopnamen en chattranscripten

AI-telefoonassistenten kunnen telefoongesprekken opnemen ten behoeve van transcriptie, kwaliteitsbeheer en geautomatiseerde opvolging. De opdrachtgever is verplicht zijn eindklanten hierover te informeren voorafgaand aan het gesprek, conform de toepasselijke privacy- en telecommunicatiewetgeving.

Gespreksopnamen worden opgeslagen binnen het GoHighLevel-platform. De bewaartermijn is standaard 12 maanden, tenzij de opdrachtgever een kortere of langere termijn overeenkomt.

Chattranscripten van AI-chatbotinteracties worden opgeslagen binnen GoHighLevel en zijn toegankelijk voor de betreffende opdrachtgever via het platform.

Gespreksopnamen en transcripten worden niet gedeeld met derden buiten de uitvoering van de dienst, tenzij dit wettelijk verplicht is.

Op verzoek van de opdrachtgever of de betrokken eindklant kunnen opnamen en transcripten worden verwijderd, voor zover geen wettelijke bewaarplicht van toepassing is.

Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere termijn vereist.

Derde partijen en subverwerkers

7.1 Partijen die wij inschakelen

Wij maken gebruik van de volgende partijen. Met partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken, zijn verwerkersovereenkomsten of vergelijkbare contractuele waarborgen afgesloten.

7.2 Geen verkoop van persoonsgegevens

Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden. Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met derde partijen voor zover dit noodzakelijk is voor het leveren van onze diensten, op basis van een wettelijke verplichting, of met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.

Internationale doorgifte van gegevens

Een aantal van de partijen uit artikel 7 is gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER), met name in de Verenigde Staten. Dit betekent dat persoonsgegevens mogelijk worden doorgegeven aan landen buiten de EER.

Wij waarborgen dat dergelijke doorgifte plaatsvindt op basis van passende waarborgen conform de AVG, waaronder:

• deelname van de ontvangende partij aan het EU-VS Data Privacy Framework, indien van toepassing;
• standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) zoals vastgesteld door de Europese Commissie.

Op verzoek verstrekken wij nadere informatie over de waarborgen die gelden voor een specifieke partij.

Beveiliging van gegevens

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, vernietiging of wijziging. De volgende maatregelen zijn van toepassing:

• versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) voor alle datatransport;
• toegangsbeveiliging met sterke wachtwoorden en tweefactorauthenticatie (2FA) voor platformtoegang;
• beperkte toegang tot persoonsgegevens op basis van het need-to-know-principe;
• regelmatige beoordeling van beveiligingsmaatregelen.

Betalingsinformatie wordt niet door ons opgeslagen. Betaaldienstverleners verwerken en bewaren betalingsgegevens op hun eigen beveiligde infrastructuur.

GoHighLevel draagt als subverwerker zorg voor de beveiliging van gegevens die op het platform zijn opgeslagen. Voor de beveiligingsdetails verwijzen wij naar de privacydocumentatie van GoHighLevel.

Procedure bij datalekken

Wij beschikken over interne procedures voor het detecteren, registreren en beoordelen van mogelijke datalekken.

Indien een datalek wordt geconstateerd dat waarschijnlijk een risico oplevert voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, melden wij dit binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens, conform artikel 33 AVG.

Indien het datalek waarschijnlijk een hoog risico oplevert voor betrokkenen, informeren wij de betrokkenen eveneens zo spoedig mogelijk, conform artikel 34 AVG.

Indien het datalek persoonsgegevens betreft die wij namens een opdrachtgever verwerken, stellen wij die opdrachtgever uiterlijk binnen 72 uur na ontdekking op de hoogte, zodat de opdrachtgever als verwerkingsverantwoordelijke zijn meldplicht kan nakomen.

Alle datalekken worden gedocumenteerd in een intern datalekregister, ongeacht of melding verplicht is.

Cookies

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken:

• Noodzakelijke cookies laten de website, de formulieren en de afsprakenkalender werken en onthouden uw cookievoorkeur. Hiervoor is geen toestemming nodig.
• Analytische cookies van Google Analytics plaatsen wij alleen nadat u in de cookiebanner op 'Accepteren' heeft geklikt. Kiest u 'Weigeren', dan laadt Google Analytics niet.
• Marketingcookies gebruiken wij op dit moment niet.

Welke cookies het precies zijn en hoe u uw keuze aanpast, leest u in ons cookiebeleid op signalrevenueai.com/cookiebeleid.

Uw rechten als betrokkene

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage (artikel 15 AVG): u heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken en op welke wijze.
• Recht op rectificatie (artikel 16 AVG): u heeft het recht onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren.
• Recht op verwijdering (artikel 17 AVG): u heeft het recht uw persoonsgegevens te laten verwijderen, tenzij wij een wettelijke verplichting hebben om de gegevens te bewaren.
• Recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG): u heeft het recht de verwerking van uw gegevens in bepaalde omstandigheden te laten beperken.
• Recht op overdraagbaarheid (artikel 20 AVG): u heeft het recht de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat.
• Recht van bezwaar (artikel 21 AVG): u heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang, waaronder bezwaar tegen direct marketing.
• Recht om toestemming in te trekken: is de verwerking gebaseerd op uw toestemming, dan kunt u deze te allen tijde intrekken, zonder dat dit gevolgen heeft voor de rechtmatigheid van de verwerking tot het moment van intrekking.

U kunt uw verzoek indienen via [email protected]. Wij reageren binnen één maand op uw verzoek. In complexe gevallen kunnen wij deze termijn met twee maanden verlengen, waarover wij u informeren. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen zich te identificeren.

Indien u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerken, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Afmelden

13.1 Berichten van ons

Iedere commerciële e-mail die wij verzenden bevat een afmeldmogelijkheid. Voor sms-berichten meldt u zich af door STOP te antwoorden op een ontvangen bericht.

U kunt ook een afmeldverzoek sturen naar [email protected]. Wij verwerken uw verzoek binnen 5 werkdagen.

Na afmelding ontvangt u geen verdere commerciële communicatie van ons. Wij kunnen u wel berichten sturen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van uw overeenkomst.

13.2 Statistieken en cookies

U kunt uw cookievoorkeur op elk moment aanpassen via de cookiebanner of via de instellingen van uw browser. Weigert u analytische cookies, dan worden uw bezoeken niet gemeten met Google Analytics.

13.3 AI-communicatie namens opdrachtgevers

Indien u als eindklant van een van onze opdrachtgevers geen gebruik wenst te maken van geautomatiseerde AI-communicatie, dient u dit kenbaar te maken bij de betreffende opdrachtgever. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het respecteren van uw communicatievoorkeuren binnen de AI-systemen.

Privacy van minderjarigen

Onze diensten zijn uitsluitend gericht op ondernemers en zakelijke gebruikers. Wij richten onze diensten niet op personen onder de 18 jaar.

Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van personen onder de 18 jaar. Indien wij er kennis van nemen dat wij onbedoeld persoonsgegevens van een minderjarige hebben verzameld, verwijderen wij deze gegevens zo spoedig mogelijk.

Indien u als ouder of verzorger vermoedt dat wij persoonsgegevens van uw kind verwerken, neem dan contact met ons op via [email protected].

Commerciële communicatie

Wij sturen commerciële communicatie aan personen die daarvoor toestemming hebben gegeven, aan bestaande klanten op basis van de bestaande klantrelatie, en aan zakelijke contacten via het door hen gepubliceerde zakelijke contactadres, conform de Telecommunicatiewet.

Elk bericht vermeldt wie wij zijn en hoe u zich afmeldt. Bij berichten aan zakelijke contacten uit openbare bronnen vermelden wij ook waar wij het adres hebben gevonden.

Wij leggen uw communicatievoorkeuren vast en respecteren deze in alle communicatie die wij u sturen.

Wij gebruiken de AI-systemen niet voor het verzenden van ongewenste commerciële communicatie (spam) en wij verwachten van onze opdrachtgevers dat zij dit evenmin doen.

Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij behouden ons het recht voor dit privacybeleid te wijzigen, bijvoorbeeld als gevolg van wijzigingen in onze dienstverlening, wet- en regelgeving of technologie. De actuele versie is altijd beschikbaar op www.signalrevenueai.com/privacybeleid. Het versienummer en de datum staan bovenaan dit document. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij onze actieve klanten per e-mail.

Contact en klachten

Voor vragen, verzoeken of klachten met betrekking tot dit privacybeleid of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met Leon Lagemaat via [email protected] of +31 970 065 33990.

Indien u niet tevreden bent met de wijze waarop wij uw klacht behandelen, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: